Op 15 november 2013 werd de najaarsbijeenkomst van de SKL gehouden in Zalencentrum Merode te Stein. Een impressie van een van de aanwezigen…
Het gaat goed met onze organisatie. Voor als u het nog niet wist, wij ontwerpen, programmeren, implementeren en onderhouden softwareoplossingen voor kwaliteitsmanagement en risicobeheersing. De orderportefeuille is goed gevuld, de omzet voor dit jaar gaan we weer halen, de planning zit tjokvol, de klanttevredenheid scoort hoog en iedereen doet zijn ding…. op zijn/haar afdeling…
Een klant belt me deze ochtend met het verzoek om een bijzondere maatwerkrapportage te bouwen. Aha, maatwerk, omzet, winst, succes, bonus…. Sommige dagen kunnen niet beter beginnen, toch? Ik begin enthousiast met het gebruikelijke rondje langs de velden:
software architect: “kunnen wij dat maken”.
Software Solutions: “hoe past dat binnen de actuele configuratie”.
Software Integration: “hoeveel uur programmeertijd vraagt dat”.
Servicedesk: “kunnen wij dat ondersteunen”.
Projectbureau: “wanneer en wie kan dat dan bouwen en opleveren”.
Sales: “willen jullie svp een offerte opstellen en versturen naar de klant”.De accountmanager (ik dus) controleert of alles voor akkoord getekend binnen komt en bij een opdracht gaat de order weer langs alle velden om uitgevoerd te worden. Mijn leven is zo makkelijk…
QRM: Verrassende inzichten
Afgelopen vrijdag 15 november, bracht de lezing over Quick Response Manufacturing (QRM) tijdens de SKL bijeenkomst in Stein, verrassende inzichten over bovenstaande werkwijze aan het licht. Sprekers Pieter Bakker en Etiënne Timmermans vertelden over hun ervaringen met Quick Response Manufacturing, QRM. Ze tonen aan dat we de dingen niet verkeerd doen, maar wel (hoe ik het zelf samenvat) traditioneel: we werken vanuit een organisatiestructuur met vaste hiërarchische indeling, het management stuurt aan, de lijn en werkvloer voert uit.
We zijn in ons werk het begrip “tijd” uit het oog verloren. Want bij zowel het inventariseren, het offreren, het inplannen en het uitvoeren van de maatwerkrapportage, ontstaat er wachttijd tussen de verschillende specialisten binnen onze organisatie. Ze moeten er immers allemaal naar kijken. Niet in de laatste plaats het projectbureau waar de planning plaatsvindt. Daar is het erg druk: de klant zal toch wel 3 weken moeten wachten.
De planning bij ons is inderdaad behoorlijk vol. Oftewel: sorry, het gaat goed met ons, u zult moeten wachten. Etienne legt uit dat dit een typisch voorbeeld is van wat QRM tracht tegen te gaan. Een stukje “Umdenken” is daarbij nodig. Een praktisch voorbeeld: een drukke snelweg voert per 100 meter 15 auto’s door en kent een slechte doorstroming. Er ontstaat file. Maar, als je de snelweg minder volplant, bv met 9 auto’s, stroomt alles goed door. Er is een goede flow. De goede flow zorgt er voor dat er in dezelfde tijd 18 auto’s doorrijden. Tel uit je winst.
Een mogelijke manier om QRM toe te passen is het werken in cellen. Ik zie deze cellen als zelfsturende teams, of resultaatverantwoordelijke eenheden. Zet alle specialisten die we hierboven tegenkwamen bij elkaar in een werkgroep, in plaats van verschillende hokjes en afdelingen. Als nu het verzoek van een maatwerkrapportage binnenkomt zitten alle spelers bij elkaar en klaar om hun input te leveren. Met veel minder wachttijd en veel minder kans op informatieverlies. Resultaat: de kans of fouten neemt af, men leert van elkaar, de doorlooptijd wordt korter, de planning kan handiger gevuld worden en de klant wordt optimaal bediend.
Alexander Brok
Infoland